Il software
Software in ambiente windows 2000 XP per l’archiviazione ottica dei documenti.
WinEye, attraverso l’operazione di digitalizzazione dei documenti, mediante l’acquisizione ottica, provvede ad indicizzare e ad archiviare il documento digitale su supporti ottici(cd-rom, dvd…), creando così un vero e proprio archivio, storico e non, a portata di clic.
MODULO ARCHIVIAZIONE OTTICA
I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software di archiviazione ottica sono molteplici:
- notevole riduzione del tempo impiegato per la ricerca di un documento
- diminuzione in termini di spazio (mai più scaffali pieni di archivi cartacei)
- facilità di consultazione grazie alle molteplici chiavi di ricerca
- possibilità di avere sempre tutti i documenti a disposizione ovunque ci si trovi, evitando perdite di documenti o rotture accidentali degli stessi
- inserimento di un numero illimitato di archivi
Inoltre si assicura la totale riservatezza degli archivi grazie ad un sistema di inserimento di login e password e/o con utilizzo di smartcard di firma digitale che gestiscono anche i vari livelli di accesso.
Con WinEye è inoltre possibile inserire note e appunti che si sovrappongono al documento, lasciandone intatto il contenuto nel rispetto della normativa CNIPA per l’archiviazione sostitutiva; ovviamente ogni utente ha la possibilità di inserire proprie annotazioni e la facoltà di scegliere se visualizzare tutte quelle inerenti a quel documento o esclusivamente le proprie.
Grazie ad un sistema di esportazione documenti in formato PDF, è possibile esportare i documenti scannerizzati in un formato standard riconosciuto da qualsivoglia piattaforma.
Grazie alla predisposizione del software ad un processo di masterizzazione, è possibile copiare interi archivi o anche soltanto parte di essi su cd-r o dvd-r.
WinEye è conforme alle norme CNIPA relative alla firma digitale, all’archiviazione sostitutiva e al protocollo informatico:
- la Firma Digitale è un procedimento matematico avente le stesse funzioni della firma autografa: in WinEye questo procedimento è celato dietro pochi e semplici comandi in modo da facilitare l’archiviazione di documenti già firmati, l’apposizione di firme su nuovi documenti o la verifica di firme
- l’archiviazione sostitutiva permette di archiviare digitalmente tutti quei documenti che si è obbligati a conservare per un certo lasso di tempo
- Il protocollo informatico, rispettando le funzionalità richieste dalla normativa, permette di personalizzare l’intero sistema di protocollazione secondo le esigenze dell’ente che andrà ad adottarlo