PROT.P.A., il software per l’informatizzazione del protocollo,
proposto dalla Delber &C. srl, rappresenta un vero e proprio sistema informativo modulare e
scalabile, realizzato secondo le normative
AIPA, in materia di documento amministrativo-informatico.
PROT.PA Base (Versione base)
Nucleo minimo protocollo (ai sensi del DPR 445/2000, art.53)
Protocollazione automatica: assegnazione
automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo con
segnatura (file segnatura.xml), come previsto dalla Circolare
AIPA n° 28 del 7/5/01.
Gestione autenticazione: previa riconoscimento
che avviene attraverso l’utilizzo di user e password o di smart card con certificato
di autenticazione, l’operatore vedrà abilitarsi le funzioni ad esso associate preventivamente
dall’amministratore del sistema.
Gestione Titolario di classificazione:
il Titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema
documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione.
Gestione Classificazione: al fine di assicurare
il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all’atto
della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il
documento ad una delle categorie riportate nel Titolario.
Gestione Fascicolo: il fascicolo è l’unità
elementare di conservazione dei documenti gestiti dall’ente e riguardanti uno specifico
procedimento, ordinati per data, all’interno dello stesso, a partire dal documento
che ha dato origine alla pratica sino a quello più recente.
Correzione dati: mediante un’apposita funzione,
è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione, sempre
nel rispetto del DPR 428/98, consente la memorizzazione delle modifiche apportate,
delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le
modifiche stesse. Protocolli collegati: è
possibile collegare tra loro protocolli che si riferiscono ad uno stesso oggetto,
al fine di ricostruire l’intero carteggio.
Ricerca rapida dei documenti: è possibile
individuare rapidamente il documento che si sta ricercando indicando: il nominativo
del mittente o del destinatario, i codici di classificazione o anche una sola parola
dell’oggetto.
Registro di Protocollo: consente di effettuare
stampe e salvataggi, sempre secondo quanto previsto dalla normativa.
Stampa Modelli: consente di effettuare la
stampa di vari modelli.
• Codici di classificazione;
• Registro Protocollo;
• Indice Alfabetico;
• Indice per Fascicoli;
• Fascicoli per Classe.
Gestione documentale
Scansione ottica dei documenti: tale funzione
consente di scansionare documenti cartacei, eliminando in tal modo la circolazione
di fotocopie e permettendo una consultazione veloce dei documenti in formato elettronico,
anche quando il diretto responsabile dello stesso è assente. Essa rende inoltre
possibile duplicare rapidamente qualsiasi documento scansionato (necessario uno
scanner, non previsto nella presente fornitura ).
Acquisizione massiva: i documenti cartacei
possono essere acquisiti attraverso delle segnature di protocollo in formato codice
a barre, mediante, ad esempio, applicazione di etichette adesive (necessario lettore
codici a barre e stampante di etichette, non previsti nella presente fornitura ).
Gestione ed Amministrazione Sistema
Gestione Utenti: in conformità con quanto
previsto dalle disposizioni in materia di tutela dei dati personali, tale funzione
consentirà l’accesso alle sole persone autorizzate, secondo determinati livelli
di abilitazione e visibilità. In conformità con il DPR 428/98, è stata inoltre prevista
la possibilità di indicare quali sono gli operatori cui è consentito l’accesso a
ciascuno dei protocolli inseriti.
Gestione accessi operatori: consente di assegnare
livelli diversi di permessi ai vari operatori, consentendo la definizione delle
funzioni che ogni utente potrà svolgere (
es.: accesso in consultazione, in modifica, in cancellazione, in stampa, ecc.),
attribuendo una user ed una password o una smartcard a ciascun operatore abilitato.
Gestione Organigramma dell’ente
Gestione Titolario d’archivio dell'ente
PROT.PA Iter documentale (include anche PROT.Pa base)
Smistamento: invio documenti agli uffici
di competenza dell’ente.
Gestione iter: permette l’esecuzione di un
procedimento su un fascicolo (la responsabilità di avanzamento e alimentazione documenti
è completamente a carico di coloro addetti ad amministrare il fascicolo stesso).
Invio dei documenti informatici: attraverso
la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente, è possibile inviare i documenti
firmati digitalmente (necessario una casella di posta sicura correlata di firma
digitale).